Tahap Awal
Tahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses stock opname. Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang dan accounting. Yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:
a. Menginstruksikan dan memastikan bagian gudang untuk menyiapkan tag/stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung nantinya pada saat stock opname.
b. Menginstruksikan dan memastikan bagian gudang untuk merapikan stock dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan stock opname tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
c. Menginstruksikan dan memastikan bagian gudang untuk melengkapi stock gudang dengan barcode yang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya proses stock opname.
d. Menginstruksikan dan memastikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat dilakukannya stock opname. Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain:
Barang/stock yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk setelah tanggal cut off stock opname.
Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering disebut konsinyasi. Barang ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui sebagai stock.
Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur dan yang nilainya disepakati untuk dihapus. Barang seperti ini sebaiknya juga disendirikan penyimpanannya di dalam gudang.
Tahap Persiapan
Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari H. Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:
a. Memanggil semua bagian/divisi untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname.
b. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.
c. Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.
Tahap Stock Opname
Tahap ini adalah hari di mana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah
a. Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input semua ke program.
b. Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program sebagai pedoman stock. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada tim stock opname. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
b. Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag/stiker agar tidak terjadi dobel penghitungan.
c. Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke excel terlebih dahulu. Format excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
d. Kemudian setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stock.
e. Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.
Sampai pada tahap tersebut, prosedur stock opname bisa dikatakan telah selesai.
Berikut ini adalah video pelaksanaan Stock Opname disalah satu produsen kabel Game Konsol Nintendo di Indonesia:
https://www.youtube.com/watch?v=bD4owooJCpI
